PlanFix не є російською системою

Planfix для імпорту

PLANFIX ДЛЯ ВИРОБНИЦТВА
ІМПОРТ ТА ДИСТРИБУЦІЯ КОМЕРЦІЙНИХ СИСТЕМ LG

CФЕРА БІЗНЕСУ

Замовником у цьому кейсі став імпортер та дистриб'ютор комерційних систем LG.

Коли мова йде про технічно складні товари чи послуги, як у випадку нашого замовника, серед ключових факторів успіху — можливість працювати чітко, послідовно, нічого не втрачати і завжди бути в курсі справ по тому чи іншому проекту.

Саме тому наш замовник прийшов до того, що із зростанням кількості замовлень потрібно виходити на новий рівень роботи з клієнтами. Важливий елемент у цьому — система обліку виробництва.

Дізнаймося, як за допомогою системи Planfix можна оптимізувати роботу відділів продажу та сервісу.

ПРОДУКТИ, ЯКИМИ КОРИСТУВАЛИСЯ ДО ВПРОВАДЖЕННЯ CRM

Наш замовник використовував у роботі Excel та 1C. Цього було достатньо. Але разом із масштабуванням бізнесу, розширенням колективу і зростанням обсягу замовлень, про які ми вже говорили, виникла потреба у більш досконалих програмних продуктах.

БІЗНЕС-ПРОЦЕСИ

Головні процеси, з якими працює компанія:


  1. Продаж (за участю проектувальників) — процес від заявки клієнта до встановлення систем кондиціонування.
  2. Сервіс — завдання відділу сервісу щодо здійснення післягарантійного ремонту.

Нашим завданням було вивчити процес продажу, який складається з кількох етапів. На основі зібраних даних ми мали:


  • зробити так, щоб менеджери компанії-замовника із різних відділів (продажу, проектування, сервісу) могли працювати у стандартизованому просторі із зрозумілими ролями і процедурами;
  • розділити права доступу, щоб у кожного співробітника був доступ лише до тих розділів, які потрібні йому для роботи, наприклад, контакти клієнтів мали бути закриті для більшої частини колективу;
  • налаштувати ланцюги автоматизації, які б позбавили співробітників від певної кількості рутинних задач і звільнили їм час на більш важливі справи, наприклад, безпосереднє спілкування з клієнтами.

ВПРОВАДЖЕНА СИСТЕМА ТА ЇЇ ПЕРЕВАГИ

Виходячи з поданих вище даних, ми прийшли до того, що замовнику ідеально підійде система Planfix. Вона має кілька важливих переваг.


1. Зручність для сфери послуг


У секторі В2В, з яким здебільшого працює наш замовник, дуже важливі сервіс, вміння виконувати задачі вчасно і в будь-який момент надавати потрібну звітність.


Все це можна зробити в рамках функціоналу Planfix і дати компанії можливість виділитися на фоні конкурентів приголомшливим сервісом.


2. Можливість працювати із системою без розробників


Для замовника було важливо, щоб його співробітники могли самостійно працювати в системі, не потребуючи постійного нагляду розробників.


Система Planfix інтуїтивно зрозуміла, тому після первісних налаштувань, які роблять спеціалісти інтегратора, з нею можливо працювати самостійно.

Організація роботи у системі Planfix

А тепер перейдемо до практичної частини. Щоб вам було зручно читати кейс, перш за все позначимо, хто є учасниками бізнес-процесу.

Учасники процесу

Кожен учасник відображається у Planfix у вигляді картки з базовою інформацією, наприклад, ім’я, прізвище, назва компанії, номер телефона тощо. В разі необхідності в картку можна внести коментарі і додаткову інформацію, наприклад, про подарунки, які дарували клієнту до професійного свята.


  • Контакти. Особи, від яких надходять заявки та з якими ведуться переговори, наприклад, менеджер, директор, бухгалтер, проектувальник.
  • Компанія. Будь-яке підприємство, що пропонує свої товари/послуги. У Planfix компанією може називатися також клієнт та/або підрядник з виконання послуг.
  • Об'єкти. Угода від звернення клієнта до реалізації послуги.
  • Сервіс. Задача відділу сервісу на післягарантійний ремонт.
  • Прорахунок. Задача відділу проектувальників на здійснення прорахунку послуги та виставлення КП.

Етапи процесу

Продаж складається з кількох етапів, деякі з них включають проміжні стадії. Всі етапи можна контролювати у Planfix.

Новий запит


Мета етапу: фіксувати нові звернення від клієнтів.


Особливості: в нашому випадку заявки створюються тільки вручну. Взагалі, якщо заявка приходить із соцмереж, чата, сайта, вона створюється автоматично.


Створювати угоди з назвою Об’єкт можуть:


  • Менеджер;
  • Проектувальник;
  • Керівник компанії.

Кожній створеній угоді призначається Виконавець, який відповідає за подальші дії по ній.


Корисно, що у нових запитах можна налаштувати рівень доступу. Окремі користувачі можуть:


  • бачити їх;
  • створювати;
  • редагувати.

Також користувачі з відповідними правами можуть:


  • налаштовувати обов'язковість полів для заповнення;
  • додавати значення полів, що спрощує подальше самостійне управління системою без участі розробників.

Таке рішення направлене саме на те, щоб до конфіденційної інформації і налаштувань системи мали доступ лише довірені особи.


Обов’язкові для заповнення на цьому етапі поля:


  • тип;
  • об’єкт;
  • адреса;
  • бренд.

Цікавий функціонал є у полі адреси. Дані в нього підтягуються з Google карт. Це необхідно для швидкого пошуку та можливості будувати маршрути між точками для логістики.


У функціоналі цього етапу передбачені поля, що обчислюються. Це Калькулятори, які використовують формули Excel. В таких полях треба ввводити суму отриманих грошей і виконаних зобов'язань.


Важливо: етапи (статуси) заявки Об'єкт налаштовані таким чином, що на кожній стадії користувач бачить тільки той набір стадій, в які можна переходити — крок назад/ крок вперед.

Потрібен підбір

Мета етапу: створення Прорахунку для клієнта за допомогою відділу проектування.


Особливості: для переміщення задачі між відділами використовується автоматизація.


На які стадії ділиться:


  • Нова (нова заявка).
  • У роботі (перейшли до виконання).
  • Виконано (на перевірку).
  • Завершено (перевірено).

У відділу підбору є Керівник, саме йому призначаються всі нові заявки на підбір. А він, зважаючи на завантаженість співробітників, призначає безпосереднього Виконавця.


Співробітники відділу підбору бачать задачу лише тоді, коли треба приступати до її виконання. Їм доступний окремий блок інформації без зайвих даних у спеціальному форматі задачі. Він називається Прорахунок і має свій набір полів для заповнення. Також в середині системи є свій Планувальник для роботи.


Після того, як Підбір готовий, Виконавець-проектувальник прикріплює до запиту необхідні дані:


  • документи — в опис чи коментар Прорахунку;
  • аналітики ціни та знижки (за бажанням)

Обов’язкові для заповнення поля:


  • потужність системи;
  • кількість зовнішніх блоків;
  • кількість внутрішніх блоків;
  • площа об'єкта;
  • кількість поверхів.

Після цих кроків Виконавець змінює етап на Виконано.


Важливо: під час призначення Виконавця керівник може поставити галочку у рядку Перевіряти завдання по підбору. З таким налаштуванням задача із статусом Виконано надійде йому на перевірку. Про це керівник отримує повідомлення.


Якщо Керівник впевнений, що Менеджер виконає роботу на відмінно і її не доведеться перероблювати, то може не ставити галочку. Натомість, коли завдання дається новачку, варто як мінімум кілька разів перевірити, що і як зроблено, аби не пропустити на наступний етап недосконалий підбір.


Якщо галочка не ставилася, то запуститься такий ланцюг:


  1. проектувальник обирає статус Виконано;
  2. статус автоматично змінюється на Завершено;
  3. файл із коментарем переміщується в надзавдання;
  4. надзавдання змінюється на Вислати КП.

Корисний функціонал цього етапу — серія автоматизацій контролю дедлайну. Він працює таким чином:


  1. Якщо минуло 2 робочих дні з момента призначення Виконавця, а завдання не виконано/завершено, приходить повідомлення Виконавцю.
  2. На 3 робочий день, керівнику Виконавця та самому Виконавцю приходить повідомлення, а завдання світиться червоним кольором.
  3. На 4-й день це завдання показується у Планувальнику Дедлайн у відділі проектувальників. Після натискання на статус Виконано він автоматично змінюється на Завершено. Файл з коментарем одразу переміщається в надзавдання. А надзавдання змінюється на стадію Вислати КП.

Враховуючи, що етап підбору є одним із найважливіших для підписання угоди, система Planfix дозволяє зробити так, щоб Менеджерам було майже неможливо загубити важливі дані. Також функціонал налаштований зручно для Керівників з точки зору перевірки роботи підлеглих.

Перепідбір

Мета етапу: створення нового Прорахунку, якщо попередній варіант не підійшов.


Особливості: коли менеджер переміщує задачу на етап Перепідбір, автоматично відбуваються такі дії:


  • створюється завдання за шаблоном Прорахунок;
  • в нього переносяться дані з надзавдання Об'єкт у підзавдання Прорахунок;
  • вказується попередній Виконавець, тобто той, хто робив завдання перший раз.

Вручну потрібно буде вказати:


  • потужність системи;
  • кількість зовнішніх блоків;
  • причина Перепідбору.

Коли Виконавець отримує задачу в роботу, то виконує з нею дії, які описані у пункті Потрібен підбір.

Надіслати КП клієнту

Мета етапу: надіслати клієнту Комерційну пропозицію (КП) з готовим прорахунком.


Особливості: на цей етап заявка Об'єкт переміщується одним з двох способів:


  • вручну, якщо менеджер самостійно робив Прорахунок;
  • автоматично, якщо Прорахунок робив відділ проектування.

Файл, отриманий від проектувальників, можна редагувати прямо в системі. Також його можна відправити на пошту клієнта одним з двох способів.


  1. В ручному режимі:
  • із задачі, в такому випадку назва задачі стане темою листа;
  • із Контакта, заповнивши шаблон листа.
  1. Автоматично, коли статус задачі змінився на Завершено.

Такі налаштування, знову ж таки, дозволяють Менеджерам економити час на рутинні дії.

Клієнт приймає рішення

Мета етапу: тримати у фокусі клієнтів, які не дали відмову і знаходяться на стадії умовної згоди на підписання угоди.


Особливості: на цьому етапі продажу менеджери працюють із завданнями та нагадуваннями.


Різниця між завданням і нагадуванням полягає в тому, що перші мають більше полів, їх довше створювати, але вони відображаються у Планувальниках і Фільтрах.


1. Нагадування — функціонал, за допомогою якого менеджер вчасно отримує сповіщення про таке:


  • що потрібно зробити;
  • коли потрібно зробити;
  • хто робитиме.

Нагадування можна створити ручним та автоматичним способом.


У ручного способу є два формати створення:


  • дуже швидкий для самого себе: прямо в задачі треба ввести текст нагадування і вибрати зі списку або вказати час його відправки(за годину, за тиждень тощо);
  • швидкий для кількох виконавців і з додатковими умовами: можна вказати дату нагадування, тих, кому воно прийде і чи повинне воно з’явитися за/після певної задачі.

Нагадувач — найлегший і найшвидший спосіб постановки та отримання сповіщень.


Побачити сповіщення можна через:


  • Календар повідомлень → майбутні повідомлення;
  • Хроніку;
  • повідомлення в Telegram (при настанні події).

2. Завдання — тактичні дії, направлені на досягнення кінцевої мети. Мають набір параметрів, які можна встановлювати для максимальної зручності. Наприклад:


  • хто повинен зробити;
  • що саме зробити і по відношенню до якого контрагента;
  • коли почати і коли закінчити;
  • пріоритет (терміново, звичайно).

Побачити відображення завдань можна через:


  • Календар;
  • Планувальник;
  • повідомлення в Telegram;
  • Хроніку.

Таким чином комунікація з клієнтом стає контрольованою і ефективнішою, ніж тоді, коли все залежить від пам’яті Менеджера.

Укладення угоди

Мета етапу: оформлення угоди з клієнтом.


Особливості: менеджер пересуває на цю стадію заявку Об'єкт вручну. При переміщенні на етап повідомляється Логіст і він же ставиться Аудитором у завданні.


Обов’язкові для заповнення поля:


  • виставити рахунок (це може відзначити Менеджер, Бухгалтер, Логіст або Керівник);
  • договір (поле може заповнити Менеджер, Юрист або Керівник, якщо є відмітка у чек-листі, то файл з договором потрібно прикріпити до запиту);
  • надходження оплати (може відзначити як готове Бухгалтер чи Керівник).

Коли Бухгалтер фіксує надходження грошей, автоматично змінюються значення двох полів:


- сума ГРН;

- сума $.


Коли оплата надійшла, Менеджер і Логіст отримують повідомлення про те, що є оплата та потрібно замовити товар.


Логіст або Менеджер створює Замовлення в 1С, і в цій задачі вказує номер замовлення в 1С і суму замовлення в $.


Після цих кроків угоду треба вручну перевести на етап Чекає на відвантаження.


Корисний функціонал цього етапу — ланцюг автоматизації, який перевіряє, чи заповнені поля:


  • договір;
  • договір файл (якщо чек-лист заповнено);
  • сума угоди;
  • номер замовлення в 1С.

Якщо виявляється, що чогось не вистачає, угода повертається на попередній етап. Про це надходить повідомлення Аудиторам та Менеджеру.


Завдяки таким налаштуванням виключена ситуація, коли, наприклад, на відвантаження пішла не оплачена продукція. Враховуючи, що у сфері високий чек, такі помилки мають катастрофічні фінансові наслідки.

Чекає на відвантаження

Мета етапу: відвантажити товар клієнту, ключовий момент — взаємодія відділів логістики та бухгалтерії.


Особливості: після ручного переведення Об’єкта на цей етап Логіст або Менеджер створює Замовлення в 1С, і в цій задачі вказує номер замовлення в 1С і суму замовлення в $.


Важливо: відвантаження може відбуватися у кілька етапів. Кожний з них Логіст повинен фіксувати у аналітиці Відвантаження, вказуючи дату і що саме відвантажено.


Бухгалтер заповнює надходження грошей, при цьому автоматично змінюються значення двох полів, які є Підсумками аналітик:


  • сума ГРН;
  • сума $.

В Об'єкті виводяться підсумкові поля сум аналітик:


  • сума угоди $ (заноситься Логістом);
  • сума одержаних $ (автоматично формується через аналітики Бухгалтером);
  • сума відвантаження $ (автоматично формується через аналітики Логістом).

На цьому етапі реалізовані такі автосповіщення:


  • коли в аналітику Прибуток надходить оплата від Бухгалтерів, повідомляються Менеджер і Логіст;
  • якщо після порівняння полів Сума відвантаження і Сума отриманих грошей система виявляє, що вони рівні, або Сума відвантаження більша, то надходить повідомлення Логісту, Бухгалтеру, Менеджеру, вони повинні заповнити поле Документ із серійними номерами.

Після того, як весь товар за даною Угодою відвантажений, Логіст вручну переводить її у статус Завершено успішно.


Налаштування дозволяють провести цей етап максимально корректно за рахунок порівняння планової і фактичної сум, отриманих виробником.

Завершено успішно

Мета етапу: виконання зобов'язань перед співробітниками — виплата бонусів.


Особливості: на цей етап угода переміщує вручну Менеджер або Логіст після завершення відвантаження.


На цьому етапі реалізована автоматизація і автосповіщення:


  1. Перевірка на заповненість полів з датою початку гарантійного терміна і його тривалістю. Якщо вони не заповнені, то угоду не вийде перенести в Архів. Керівникам сервісного відділу і відділу продажів, а також Менеджеру надходять сповіщення, угода повертається на попередній етап.
  2. Якщо не заповнене поле документу з серійними номерами, надходить сповіщення Логісту і Керівнику відділу продажів.

Архів/Завершено

Тут зберігаються усі угоди. Ніхто, крім керівництва, не може вносити зміни або змінювати статус таких заявок. У Менеджерів немає прав на редагування угод в Архіві.

Тимчасово призупинено/Очікування

Мета етапу: щоб угода, за якою так і не було прийнято рішення клієнта, не заважала, їй надається цей статус і вказується дата, коли її потрібно «розморозити».


Особливості: коли наступає вказана дата «розморозки», угода автоматично переводиться у статус Клієнт приймає рішення. Менеджер отримує повідомлення та завдання зв'язатися з клієнтом.


Цей етап дозволяє укладати більше угод. Бо є клієнти, яким потрібно багато часу на роздуми, але вони все ж купують на великі суми. Також тут важливо те, що на потенційного клієнта вже були витрачені значні зусилля і просто забути про них — нераціонально з фінансової точки зору.

Відмовлено

Мета етапу: фіксувати факт відмови в угодах та їх причини.


Особливості: якщо клієнт відмовився від угоди, Менеджер надає їй цей статус вручну. При цьому вибирає причину відмови із випадаючого списку та, якщо потрібно, пише коментар.


Якщо причина відмови не вказана, про це отримує сповіщення відповідальний Менеджер.


Цей етап дозволяє побачити системні проблеми бізнеса виробника. Якщо якась причина відмови фігурує дуже часто — потрібно її відпрацювати.

Як зв'язатися з нами?

CEO CRM Solutions.


Сергій Тимчук



amocrm, crm, амо срм, амосрм, срм, crm система, crm это, bitrix crm, битрикс, 1с , crm для интернет магазина, программист, подрядчик, внедрение crm, виджет, программная разработка, фрилансер, crm маркетинг, црм, ритейл срм, мегаплан,битрикс24, конструктор ботов, срм сделай сам, срм как настроить, амосрм ру, амосрм вход,альфа срм, Планфикс, срм Украина, срм Одесса, срм Киев, срм Харьков, crm Харьков, crm Одесса, crm Украина, бесплатная crm, бесплатная срм , CRM , кейсы срм, кейсы crm, отзывы срм, отзывы crm, Планфикс, Planfix, Битрикс 24, Bitrix 24, Обновление Амосрм, Обновление Битрикс, срм солюшн, срм солюшнс, crm solution, crm solutions, Сергей Тымчук, Наталья Седова

Або через пару хвилин ми наберемо Вас

Made on
Tilda