PlanFix не є російською системою
CRM SOLUTIONS

Система обліку для SMM-агенції у Planfix

SMM-агенція

Сьогодні кожна компанія прагне не лише утримувати “стару” аудиторію, а й потребує активного залучення “нової”, тому послуги SMM-агенцій — мають найбільший попит у всьому світі.

Щоб залишатися лідерами, треба вміти відрізнятися від конкурентів.

Дізнаймося, як SMM-агенції справити “wow-ефект” на клієнта за допомогою Planfix зокрема.
Завдання клієнта:

1. Поставити систему обліку виробництва.
Назавжди забути про хаос, втрачену інформацію, досягти порядку у внутрішніх бізнес-процесах та полегшити роботу для співробітників.

2. Створити ідеальний сервіс для клієнта.
Досягти такої якості сервісу, щоб усі клієнти були задоволені, отримували швидкий та кваліфікований зворотний зв’язок та залишилися задоволені якістю виконаної роботи.
Переваги системи Planfix для SMM-агенції?
1. Ідеальна CRM-система для сфери послуг.

Для роботи з В2В сегментом важливі сервісний підхід та вчасно виконана робота. Planfix дозволяє налаштувати та автоматизувати тонкі точки контролю у роботі з командою та клієнтами, що дозволяє створити сервіс та виділятися на фоні клієнтів.

2. Легка для самостійної роботи.

Після впровадження системи користувачі можуть самостійно підтримувати систему без допомоги інтегратора та технічної підтримки.

3. Налаштування системи без програміста.

Planfix легка у налаштуванні. Система створена таким чином, що навіть найскладніші процеси можна вирішити без допомоги програмістів.

4. Звітність всередині системи.

Неможливо вивести бізнес на новий рівень без аналітики процесів.
Planfix дозволяє відстежувати статистику та створювати звіти будь-якого рівня складності та автоматизації.

Послуги SMM-агенції: учасники процесу

1. Клієнт.

Не лід, а саме клієнт, який вже вніс передоплату або повністю оплатив послугу. Його потреби:
  • залучення нових клієнтів до агенції;
  • відповідальні підрядники, що якісно, в зазначені терміни виконують роботу та оперативно відповідають на питання та уточнення.
2. Project Manager.

Project Manager або РМ — керівник відділу маркетингу, представник компанії підрядника, який спілкується з клієнтом. Він має правильно зрозуміти задачу від клієнта та “перекласти” з “мови клієнта” на “технічну мову” для підрядника.

Завдання РМ: бути на зв’язку з клієнтом, ставити задачі команді виробництва, розподіляти навантаження у маркетинг-відділі та перевіряти якість виконаної роботи.

3. Виконавець.

Виконавець або учасник виробництва — людина, яка безпосередньо виконує роботу. Це SMM-фахівець, маркетолог, копірайтер, фотограф, відеограф тощо.

Потреби виконавців:
  • чітке розуміння поставленої задачі (що саме треба зробити, мати необхідні дані для початку роботи, термін виконання);
  • мінімальне спілкування із замовником.

Будь-якому клієнту важливо розуміти, за що він платить: це не тільки результати, а й безпосередньо процес роботи та сервіс, який він отримує.

Автоматизувавши процеси завдяки системі Planfix, нам вдалося створити такий сервісний підхід.
ПРОБЛЕМИ SMM-АГЕНЦІЙ
Проблеми SMM-виробництва можна розділити на наступні процеси:

  • організація роботи у CRM;
  • ініціалізація та запит даних;
  • інформація про роботу клієнта;
  • облік робочого часу працівників;
  • фінансовий облік агенції;
  • кейси.

Важливо!
За замовчуванням Planfix має вдосталь розділів, категорій та параметрів, необхідних для роботи. Вони відображаються при першому вході в систему, але гнучкість налаштувань Planfix дозволяє добудовувати та додавати власні фільтри необхідні саме для вашого бізнес-процесу.
Організація роботи у CRM-системі Planfix
Для побудови правильної роботи у системі нам необхідно відповісти на декілька питань:
  1. Як організувати у системі співробітників та зовнішніх користувачів?
  2. Як у системі організувати відображення лідів, клієнтів, підрядників та партнерів?

Базова основа облікового запису: контакти та завдання.
В цих полях відображаються:

  1. Контакт — людина, з якою ведеться робота: клієнти або підрядники.
  2. Завдання — дії, які виконуються в рамках діяльності компанії.

Наприклад, клієнт хоче замовити дизайн макета. В системі ставиться завдання виконання замовлення, за допомогою якого ми контролюємо:

  • звернення клієнта та дату запиту;
  • дедлайн, коли необхідно виконати роботу;
  • результат роботи. Project Manager контролює якість виконання роботи.

Проект — середовище, розділ у системі, де розміщуються всі завдання клієнта, які контролює РМ або керівник агенції, слідкуючи за етапами виконання завдання.

Звітність: фільтри та звіти.

Фільтр — незамінний інструмент для організації даних та інформації. З його допомогою можна виокремити та побачити необхідну інформацію серед потоку відповідно до запиту.

Наприклад, керівнику необхідно подивитися кількість клієнтів за поточний місяць, тоді у нього буде фільтр “Клієнти за місяць” тощо.

Розвиток бізнесу неможливо уявити без ведення звітності. Planfix допоможе вести будь-яку статистику вашої компанії. Наприклад, звітність з виробництва (витрачений час фотографа або дизайнера), історія покупок та загальна сума по кожному клієнту.

Telegram-групи.

Telegram-чат — важливий інструмент для спілкування з клієнтом. Тут ми уточнюємо деталі, ділимося звітністю кожного етапу, а також відповідаємо на питання, які виникають.

Що ж, ми окреслили процеси автоматизації, тому перейдемо до власне організації CRM-системи для SMM-агенції.
Розділ "Проекти"

Тут знаходяться заздалегідь заготовлені шаблони завдань.

У системі Planfix проект — це набір послідовних дій або завдань. Поки одна дія не закінчиться, інша не може розпочатись.

Наприклад, кожна з послуг “Створення сайту”, “SMM”, “PPC”, ”SEO” — окремий проект, створюючи котрий, автоматично створюється цілий набір завдань.

Отже, тепер замість 10 рухів необхідно виконати лише 1 — створити проект.
Розділ "Завдання"

У системі Planfix завдання — набір певних дій протягом встановленого терміну для досягнення результату.

У кожному завданні прописані:

  • хронометраж (кількість годин необхідна для виконання роботи та зазначений термін у межах, якого необхідно виконати завдання клієнту);
  • виконавець (той, хто виконує завдання) та аудитор (хто перевіряє результат роботи);
  • результат роботи (що має виконати співробітник та в якому вигляді надати інформацію);
  • інструкція (вимоги та рекомендації виконання роботи) з чек-листом.

Розділ “Завдання” Planfix об'єднали з клієнтським робочим чатом у Telegram. Таким чином комунікацію через електронну пошту ми залишили для виставлення рахунків, а Telegram-чати стали джерелом оперативного інформування клієнта щодо початку або закінчення роботи.

Об’єднавши “Завдання” з Telegram ми змогли:

  1. Запобігти можливим ризикам зникнення інформації проекту: при видаленні листування в Telegram, воно залишатиметься в системі Planfix.
  2. Отримувати двосторонні автоматичні сповіщення: клієнту в Telegram із системи та в зворотному напрямку. Таким чином ми економимо час РМ, зберігаємо контроль у роботі зі співробітниками та клієнтами та створюємо відмінний сервіс.

Наприклад, більше не потрібно нагадувати клієнту про оплату, система зробить все самостійно.

Перелік усіх завдань ми поєднали в один проект: поки одне завдання не закінчиться, інше не розпочнеться. Вони йдуть за хронологією, зазначеним часом та виконавцями.

Які завдання виникають та як їх контролювати у Planfix?
Комунікація

Комунікація — завдання, в якому трекається час: зустріч, дзвінки, контроль отримання та перевірка даних від клієнта.
Саме тут розпочинаються проекти.
Ми запропонували замовнику трекати час, щоб враховувати його у ціноутворенні з клієнтом.

Створення облікового запису в соціальних мережах

Це реєстрація нових або вхід до облікових записів в соцмережах які вже існують.

Створення рубрикатора

Рубрикатор — список тем і підтем, на основі яких буде створений контент-план.

Перевівши задачу в статус “У роботі”, клієнту в Telegram-чат приходить повідомлення про початок роботи над рубрикатором. Статус “Завершено” повідомляє про готовий до перегляду результат.
Контент-план
Контент-план — це підготовлений перелік публікацій, запланований для розміщення протягом певного періоду.

Перевівши у Planfix задачу на статус “У роботі”, клієнт отримує повідомлення про початок підготовки контент-плану.
У статусі “Завершено” в Telegram-чат надходить повідомлення про готовий результат, а клієнту залишається:
  1. “Затвердити роботу”, якщо контент-план підходить.
  2. “Надіслати на допрацювання”, якщо у роботі знайдена помилка або неточність.

Оформлення облікового запису

Статус “У роботі” повідомляє клієнта, що нам залишилось тільки завантажити лого та придумати опис профілю.
Перевівши задачу на “Завершено”, клієнт отримує повідомлення, де може обрати:
1. “Затвердити роботу”, якщо опис підходить.
2. “Надіслати на допрацювання”, якщо опис не підійшов, або клієнт знайшов якусь помилку чи неточність.

Первинне заповнення облікового запису

Мінімальне заповнення Instagram-профілю потребує 9 публікацій. Таке повідомлення отримує клієнт у Telegram-чаті, коли ми переводимо задачу у статус “У роботі” в системі Planfix. Та повідомляємо, що ми вже почали над ними працювати.

Переводячи задачу в статус “Завершено”, клієнтові в Telegram залишається лише:
  1. “Затвердити роботу”.
  2. “Надіслати на допрацювання”.

Реклама публікацій

Статус задачі “У роботі” повідомляє клієнта про підготовку до рекламної кампанії: вибираємо дописи, створюємо кампанію, налаштовуємо аудиторію.

Також у системі Planfix ми налаштували кнопку “Реклама запущена”, яка буде відображатися тільки за умови заповнення полів з підсумками, де ми маємо описати бажаний результат. Натиснувши її, клієнт отримує повідомлення про запуск та графік рекламної кампанії.

Статус “Завершено” повідомить клієнта про кінець рекламної компанії та продемонструє звіт у Telegram-чаті.
Звіт та Оплата

Звіт та Оплата — процеси, які йдуть один за одним. Замовник звітує про виконану роботу та бере оплату за наступний місяць.

Також окремою задачею виділяємо нагадування про виставлені чеки та гроші, які зайшли на рахунок агенції.
У процесі налаштування Planfix ми запропонували покращити бізнес-процеси.

Почали рахувати гроші та час за комунікацію

Проблема, з якою стикається агенція полягає в тому, що в процесі продажів на комунікацію та домовленості з клієнтом йде більше часу, ніж на виконання роботи.

Наприклад, певну автоматизацію можна налаштувати за 10 хвилин, але вже домовитися про її продаж потребує 4 години: скласти комерційну пропозицію, нагадати клієнту про себе та про пропозицію, витратити час на дорогу та презентацію ідеї.

Та фактично оплату ми отримуємо лише за 10 хвилин роботи.

Рішення: засікати час та враховувати комунікацію проекту.

Запит даних. Ініціалізація.

Запит даних один із найважливіших етапів роботи з клієнтом.
Існує 2 бізнес процеси: зовнішній та внутрішній:
  1. Робота з клієнтами та партнерами.
  2. Взаємодія всередині команди.

Але часто між відділом продажів та відділом виробництва можуть виникати проблеми та конфлікти. Відділ продажів дав клієнту завищені очікування та нереалістичні обіцянки по термінах виконання.

Як результат клієнт незадоволений роботою агенції.
Що ми можемо зробити, щоб уникати подібних ситуацій?

На початку роботи вводимо етап “Ініціалізації” або “Запиту даних”. Перед початком роботи PM як керівник виробництва обговорює з замовником:
  • реалістичність запиту та варіанти створення;
  • повідомляє про можливі ризики та функціонал, як працюватиме готовий продукт;
  • процес роботи, обов’язки та права кожної зі сторін.

Також ми автоматизували цей процес.

1. Відділ продажів передає відділу виробництва наступну інформацію: проект, вид роботи, сума.

Якщо у системі не вистачає даних клієнта, угода не передається до відділу виробництва.

2. РМ надсилає клієнту Google-анкету, бриф.

Бриф складається з переліку питань, важливих для реалізації проекту. Наприклад, очікування клієнта від проєкту та роботи з підрядниками.

Наступним етапом необхідно запитати у клієнта дані до облікового запису.

Ми автоматизували процес збору даних від клієнта, тому РМ більше не треба витрачати час на переписку з клієнтом та перевірку заповнення Google-форми та доступів до соціальних мереж.

Всередині завдання “Комунікація” є спеціальна кнопка, натискаючи яку клієнту автоматично відправляється повідомлення з брифом в чат Telegram.

Якщо клієнт заповнює Google-анкету протягом двох робочих днів:

1. В Telegram-чат співробітників надсилається повідомлення про те, що клієнт заповнив Google-анкету. Дані Google-анкети автоматично заповнюються в поля Контакту у Planfix, що дозволяє не вносити дані вручну.

2. У Telegram-чат з клієнтом прийде повідомлення про те, що вся інформація отримана, можна розпочинати роботу.

Приклад тексту: “Ми отримали заповнений бриф. Тепер у нас є вся необхідна інформація, і ми можемо розпочати роботу”.

Якщо клієнт не заповнив Google-анкету протягом двох робочих днів, йому приходить повідомлення в Telegram-чат з нагадуванням про те, що необхідно заповнити Google-анкету.

Приклад тексту: “На жаль, Ви не заповнили Google-форму. Якісь складнощі? Як ми можемо допомогти?”.

Тепер, за умови, що оплата або передоплата отримана, доступи до облікового запису клієнти є, можна приступати до роботи з виробництвом. Важливо, ми інформуємо клієнта про кожен етап, на якій він стадії (почали роботу або закінчили) та затверджуємо результат.
Інформування клієнта про початок роботи та затвердження результату клієнтом

Виробництво готового продукту складається з декількох етапів. Так, клієнт прагне отримати кінцевий результат, але важливо, що відбувається на кожному етапі виробництва.

Для цього ми інформуємо клієнта про початок та кінець роботи:

  • почати роботу: клієнту надходить повідомлення про початок роботи над завданням.
  • закінчили роботу: повідомляємо клієнта про виконане завдання та надсилаємо підсумок роботи.

Тобто маємо наступні етапи:

  1. Виконавець приймає завдання.
  2. Клієнту надходить повідомлення про початок роботи.
  3. Безпосередньо виконання задачі.
  4. Клієнт отримує повідомлення про те, що завдання виконано та надсилається підсумок роботи.
Облік робочого часу працівників

Облік робочого дня працівників важливий для роботодавців та власників бізнесів. Зазвичай вони зважають на 2 показники:

1. Тривалість робочого дня — о котрій він розпочався та о котрій закінчився. Найчастіше це 8 робочих годин без обідньої перерви.

2. Чистий час — показник, котрий відображає кількість реально відпрацьованих годин та ефективність працівника компанії. Найчастіше це 5-6 годин чистого робочого дня.

Як рахувати чистий робочий час співробітника?

Завдяки програмному забезпеченню для обліку робочого часу ви можете відстежувати та записувати витрачений час підлеглого на завдання чи проекти.

У Planfix є тайм-трекінг робочого часу (плагін гугл-хрому), який працюватиме, якщо співробітник — користувач браузера Safari.

Функції тайм-трекінгу конкретної задачі:

  • включення — коли співробітник починає виконувати задачу;
  • виключення — коли пауза у роботі чи завдання виконано.

Тайм-трекінг збирає загальний час, витрачений на завдання.

Також є другий, альтернативний спосіб чистого часу, за умови, що співробітник — підрядник на аутсорсі або постійно на виїздах, який організовано шляхом двох кнопок:
  • відлік часу починається, коли статус задачі змінюється на “У роботі”;
  • відлік закінчується, коли статус завдання змінюється на “Виконано”.
Робота з фінансовим обліком

Будь-який бізнес починається не тільки з ідеї, а з її прорахунку. Фінансовий облік — найважливіша частина бізнесу. Тому важливо добре в ній орієнтуватися, контролювати та вміти керувати.

Важливо! У жодній системі неможливо якісно вести облік, CRM-рішення Planfix дає змогу вести DDS. Тобто ми можемо контролювати процес виставлення чеку та отримання оплати від клієнта.

Поле "Вартість" відображає ціну кожного з проектів.

Всередині будь-якого проекту буде етап "Оплата", де ми бачимо:

  • статус оплати: виставлений чек або фактична оплата клієнтом послуги;
  • дата оплати.

Як фіксувати суму від клієнта?

В розділі “Аналітика” ми бачимо рядок "Фінансовий облік", де відображаються доходи і витрати.

Своєю чергою доходи та витрати поділяються на постійні та змінні:
  1. Перші — регулярні виплати, наприклад, заробітна плата.
  2. Другі — нерегулярні витрати, сума яких може змінюватись. Наприклад, бонуси до заробітної плати.
У доходах ми фіксуємо: дату, суму, статтю (оплата від клієнта або від команди), коментар та від кого отримали гроші (вибираємо контакт).

Витрати фіксуються за тими ж параметрами, пункт “Від кого отримали” змінюється на “Кому заплатили”.

У будь-якому штаті компаній може бути 2 типи виконавців:

  • на ставці, працюють в офісі;
  • аутсорсери, працюють віддалено. І для роботи з іншими ми ведемо аналітику витрат.

Наприклад, необхідно змонтувати відео, а монтажера немає в штаті співробітників. Тому ми віддаємо роботу аутсорсеру. За готовністю, режисер монтажу надсилає нам відео — ми йому оплату.

За підсумками ми матимемо звіт (у розрізі періоду) з урахуванням усіх доходів і витрат. Також можна налаштувати у розрізі кожного клієнта.

У цьому звіті відображається:
  • проект (у розрізі проекту);
  • дата (за який період звіт);
  • ціна або вартість продажу;
  • доходи від клієнта;
  • витрати за проектом;
  • прибуток;
  • залишок по клієнту.

Найчастіша помилка власників бізнесів залишати звіт на потім.

Ми вирішили не допускати їхніх помилок, а тому налаштували нашому клієнту роботу з фінансовими обліками, а саме: виставлення чеків та контроль надходження грошей.
Виставлення чеків
При створенні проекту Planfix самостійно створює звіт з оплати. Якщо у звіті оплати буде відображено статус "Завершено" (який PM ставить самостійно) — це означає, що гроші від клієнта надійшли.

Звіт та оплата

Два послідовні процеси.
Надаючи звіт клієнту, ми показуємо, яких результатів досягли, що зробили. І на підставі виконаної роботи очікуємо оплату.

Якщо гроші від клієнта не надійшли?

Якщо гроші не надійшли (задача не має статусу “Завершено”) клієнту надходить повідомлення: "Через 5 робочих днів період добігає кінця. Щоб не зупиняти процес, сплатіть, будь ласка, заздалегідь послуги просування та рекламний бюджет".

Як зв'язатися з нами?

CEO CRM Solutions.


Сергій Тимчук



amocrm, crm, амо срм, амосрм, срм, crm система, crm это, bitrix crm, битрикс, 1с , crm для интернет магазина, программист, подрядчик, внедрение crm, виджет, программная разработка, фрилансер, crm маркетинг, црм, ритейл срм, мегаплан,битрикс24, конструктор ботов, срм сделай сам, срм как настроить, амосрм ру, амосрм вход,альфа срм, Планфикс, срм Украина, срм Одесса, срм Киев, срм Харьков, crm Харьков, crm Одесса, crm Украина, бесплатная crm, бесплатная срм , CRM , кейсы срм, кейсы crm, отзывы срм, отзывы crm, Планфикс, Planfix, Битрикс 24, Bitrix 24, Обновление Амосрм, Обновление Битрикс, срм солюшн, срм солюшнс, crm solution, crm solutions, Сергей Тымчук, Наталья Седова

Або через пару хвилин ми наберемо Вас

Made on
Tilda