PlanFix не є російською системою

СИСТЕМА УЧЕТА

SMM-АГЕНТСТВА

instagram, инстаграм, инста, соц сети, социальные сети
фейсбук, fb, FB, facebook, фб, соц сети
лайки, лайки, like, likes

В

planfix, планфикс, система учета, срм, срм система, црм, CRM, crm
ДЛЯ

SMM-агентство

Услуги SMM-агентств сейчас одни из самых востребованных во всем мире. На сегодняшний день каждая компания нуждается в привлечении новой аудитории и удержании старой.


Если SMM-агентства настолько востребованы, количество конкурентов все больше, нужно уметь отличаться от них.


Но чтобы выделяться среди тысяч других агентств - нужно быть лидерами. Давайте узнаем, как SMM-агентству произвести "Вау-эффект" на клиента и как Planfix может в этом помочь.

Задачи клиента:
Поставить систему учета производства
Навсегда позабыть о хаосе, потерянной информации и добиться порядка во внутреннем бизнес-процессе и облегчить работу для сотрудников.
Создать идеальный сервис для клиента
Добиться такого качества сервиса, чтобы все клиенты были им довольны (чтобы все клиенты получили быструю и квалифицированную обратную связь ) и остались довольны качеством конечного результата ( качественно выполненная работа в срок).

Почему была выбрана Planfix для SMM ?

1
Идеальна для сферы услуг
Особенно важно для работы с B2B, чтобы работа была сервисная и точно выполнена в срок. Данная система позволяет настроить тонкие точки контроля при работе с клиентами и командой и такую же автоматизацию, что позволяет создавать сервис и выделяться на фоне конкурентов.
2
Легко работать самостоятельно

Пользователи после внедрения могут поддерживать систему самостоятельно, и обходиться без Технической поддержки компании Интегратора.

3
Настройка системы без программиста
Система Planfix очень легка в настройке даже без помощи программиста. Система настроена таким образом, что даже для самых сложных процессов можно найти простые решения.
4
Отчетность внутри системы
Отчетность необходима для управления бизнесом. Без аналитики процессов тяжело вывести свой бизнес на новый уровень. На базе Planfix можно создавать отчеты сложного уровня ( со сложными функциями ( формулами) и автоматизациями), отслеживать статистику.

Участники процесса:

Любой клиент хочет видеть за что он отдает деньги. Для него важен не только конечный результат, но и сервис, то, как происходит процесс работы.


Исходя из данных выше, благодаря серии автоматизаций, мы создали именно такой сервисный подход. И перед тем, как поделиться нашими решениями, давайте обозначим важные в данном кейсе понятия.

Производство - процесс изготовения продукта или услуги с учетом использования всех ресурсов: время, деньги, люди приносящие ценность конечному потребителю и Заказчику.


Самое важное - грамотное планирование ресурсов и факторов - для того, чтобы и компания Исполнитель использовала по максимум свои мощности, оптимизировав работу и ресурсы, а также Заказчик или Конечный потребитель получал вовремя услугу/ продукт надлежащего качества с сервисным процессом продажи, производства и техподдержки.

Наталья Седова,
основатель CRM Solutions

Организация процесса в Planfix

Для построения дома нам нужен фундамент, базис без которого дом не будет стоять долгий период времени. Для CRM точно так же нужен фундамент - это ответы на вопросы:



1. Как организовать сотрудников в системе - сотрудники или внешние пользователи.

2. Лидов, клиентов, подрядчиков, партнеров.

Что нужно знать перед тем, как приступить к использованию CRM системы?

Базовая основа аккаунта: Контакты и Задачи
Тут отображаются:

Контакт - те люди, с которыми мы ведем работу. Это могут быть: клиенты, подрядчики.


Задачи - конкретные действия, которые выполняют в рамках деятельности компании.

Пример: клиент захотел заказать дизайн макета. Тогда ставится задача для выполнения заказа. С помощью задачи мы контролируем:

1) обращение клиента, когда он сделал запрос;

2) до какого крайнего срока нужно выполнить работу;

3) итог работы. PM, про которого мы говорили ранее, контролирует качественно ли выполнена работа для клиента.


Проект - проектная среда нашего клиента. Место, куда вмещаются все задачи по клиенту, которые мы можем контролировать, видеть стадию и этап задачи.

Отчетность: Фильтра и Отчеты

Фильтры- незаменимый инструмент для организации всех данных, информации и тд. Молниеносно и легко можно увидеть всю нужную информацию в разрезе любого вашего запроса.

Пример: вам нужно посмотреть клиентов только с одного определенного города, тогда у вас будет фильтр "клиенты из Одессы". Или вы хотите увидеть клиентов только за этот месяц, в таком случае у вас будет фильтр "Клиенты за этот месяц".


Отчеты- развитие бизнеса невозможно без ведения отчетности. Вы можете вести любую статистику по вашей компании. К примеру: отчетность по производству (затраченное время фотографа, дизайнера и тд.), история покупок и общая сумма по каждому клиенту, отчет доходов и расходов.

Для чего нужны телеграм группы?

Далее мы с вами будем конкретнее говорить о процессах и автоматизациях. И поскольку чат-группы в телеграм будут фигурировать достаточно часто, давайте с вами кратко уточним для чего они нужны?


Телеграм-чат служит нам важным инструментом, благодаря которому мы коммуницируем с клиентом. Здесь мы уточняем все детали с клиентом, делимся отчетность каждого этапа, а также отвечаем на возникшие у заказчика вопросы.


Что ж, понимание мы сформировали, теперь рассмотрим сами процессы из автоматизации. Начнем с самых базовых основ:

Проект - совокупность мероприятий/ задач для разработки нового или улучшения существующего продукта.

Задача - деятельность с заданной целью, которую нужно достичь в определенный срок.


Наталья Седова,
основатель CRM Solutions

Раздел "Проекты"

В разделе "Проекты" находятся уже заранее заготовленные шаблоны задач.


Проект в системе Planfix - это набор действий/ задач, которые идут последовательно друг за другом. Пока не закончится одно действие, не начнется другое.
Пример: (создание сайта, smm, ppc, seo) - каждая услуга = проект

И при создании проекта - автоматически создается целый набор задач. И вместо 10 движений, нужно выполнить только 1 - создание проекта.

Раздел "Задача"

Задача в системе Planfix - набор действий для выполнения результата с установленным сроком.

В каждой задаче прописан:

  • хронометраж (чистое время ( в часах) для выполнения работы и длительность ( в днях) указанный срок в рамках, которого необходимо выполнить задачу клиенту).
  • исполнитель ( тот, кто выполнит задачу) и аудитор ( кто проверяет итог работы) ;
  • итог работы ( что должен выполнить сотрудник и в каком виде предоставить информацию).
  • инструкция ( как выполняется работа) с чек-листом.


Задачи Planfix объединили с рабочим чатом ( с клиентом) в телеграм


Наше предложение - вести проектную деятельность не через почту, а в телеграм-чате.
Почту сохранить для выставления счетов.
А чат телеграм для быстрого информирования - начали /закончили работу.

1 Результат: При удалении переписки в телеграм, она не исчезнет в задаче Planfix.
Предусмотреть и предотвратить возможные риски необычайно важно.


2 Результат: Связка с телеграмом позволяет отправлять двухсторонние автоматические уведомления клиенту из Planfix в телеграм и получать команды из телеграма в Planfix.

Мы экономим время PM и даем ему возможность не держать все в голове. И так как помнит не только человек, но и система, мы получаем отличный сервис для клиента и сохраняем контроль при работе с клиентами и сотрудниками.


Пример: не нужно самостоятельно каждый раз напоминать об оплате клиенту, систему обо всем напомнит сама. Или бывает клиент задает нам вопросы, которые не были предусмотрены по проекту, в таком случае важно их фиксировать и не потерять.

Какие задачи возникают и как их контролировать в Planfix?

В процессе мы предложили видоизменить бизнес-процесс.

Как мы его улучшили:

Запрос данных. Инициализация.

Запрос данных один из самых важных этапов. На чем стоит акцентировать внимание:

Есть два бизнес-процесса:



Внешний ( работа с клиентами, партнерами) и Внутренний ( взаимодействие внутри команды).

И между отделом продаж и отделом производства часто могут возникать проблемы.


Пример: Отдел продаж выстроил клиенту завышенные ожидания и нереалистичные обещания - пообещал выполнить проект за 3 месяца, хотя производство знает, что выполнить это менее, чем за 6 месяцев, просто невозможно.


Результат: недовольство клиента от невыполненных обещаний.

Решение:

На начальном этапе работы вводить такой этап как - Инициализация / Запрос данных. Где перед началом работы PM (руководитель производства) обсуждает с Клиентом ( заказчиком услуги):



-реалистичность запросов и варианты реализации,

-рассказывает о возможных рисках и как будет работать итоговый продукт,

-как будет проходить процесс работы, и какие обязанности и права у каждой из сторон.

1. Поменяли Ответственных, не отдел продаж выполняет данный участок работы, а отдел производства - так он больше информации получает о проекте. И создается доверительные отношения между PM и Клиентом.

2. Этот этап сделали платным - так как это часть работы Производства, за которую он должен получать з/п от клиента ( вникать и предлагать идеи и гипотезы, на основании своих знаний).

Наталья Седова,
основатель CRM Solutions

То, что поменяли в процессах Инициализации:

Помимо того, что мы поменяли на логическом уровне процесс, мы также его автоматизировали. Как же без автоматизации!

Когда отдел продаж передает информацию, производству приходит информация:

-Что за проект

-Какой вид работы

-Какая сумма денег


И если данные по клиенту не заполнены, сделка не передается в отдел производства.


Помимо прочего PM высылает клиенту гугл-анкету, которая называется брифом.

В брифе задается перечень вопросов, важных для реализации проекта

(например: что вы ожидаете от проекта? Как вы видите работу с подрядчиками?).

Далее, запрашиваются данные к аккаунту клиента, с которым мы будем работать.





Каждый раз тратить время на то, чтобы написать и отправить сообщений в чат с клиентом, проверить ответил ли клиент, дал ли он доступы, проверить заполнил ли гугл-анкету, предоставил ли доступы и после всего переносить эти данные в систему, кажется огромной головной болью, которая помимо прочего отнимает уйму времени.


Для такого случая, у нас есть простая автоматизация, которая легко и быстро решает эти проблемы.



Напомним, что взаимодейтсвие с клиентом мы организовывам в чате телерам, так как это удобный и современный мессенджер для общения. Почту мы используем для счетов и принятия оплат. А телеграм - для быстрого информирования и реагирования клиента. Также удобство для настройки 2-х сторонней интеграции с Планфикс.

Наталья Седова, основатель CRM Solutions

Взглянем насколько это просто:


PM необходимо нажать лишь на одну кнопку внутри задачи Коммуникация и клиенту автоматически отправится сообщение с брифом в чат телеграм.


А если у Вас несколько PM- в, то система определит того, кто нажал кнопку и от его имени отправит приветственное сообщение.

При отправке гугл-формы (анкетирование) есть 2 итога:

1. Клиент заполнил Гугл-форму

Если клиент заполнил гугл-анкету в течении 2-х рабочих дней (если клиент не отвечает в субботу, воскресенье, эти выходные дни учитываться не будут ):


1. Отправляется в телеграм чат сотрудников сообщение о том, что клиент заполнил гугл-анкету. Также, данные гугл-анкеты автоматически заполняются в поля Контакта в Planfix ( что позволяет не заносить вручную данные).

Пример: клиент Х - проект Х заполнил гугл форму.


2. В телеграм чат с клиентом придет сообщение о том, что вся информация получена и можно приступать к работе.

Пример текста: мы получили заполненный бриф . Теперь у нас есть вся необходимая информация и мы сможем приступить к работе.


2. Клиент Не заполнил Гугл-форму



Если клиент не заполнил гугл-анкету в течении 2-х рабочих дней ( суббота и воскресенье учитываться не будут ) :


1. Клиенту приходит сообщение в телеграм чат напоминание о том, что гугл-анкету необходимо заполнить ( что позволяет не держать в голове PM мысль, "а заполнил ли клиент анкету")?

Пример текста: к сожалению Вы не заполнили гугл-форму. Какие есть сложности? Как мы можем помочь?


Теперь, при условии, что оплата/предоплата получена, доступы к аккаунту клиенты есть, можно приступать к работе с производством.

И здесь появляется важный для выполнения пункт - мы информируем клиента о каждом этапе, на какой он стадии ( начали работу над ним/закончили) и утверждаем результат.

Информирование о работе: начало и конец, а также утверждение Клиентом работы.

Информирование клиента о начале и окончании работы

Производство состоит из определенных этапов, которые приводят к созданию готового продукта. И зачастую клиент хочет конечный результат, но ему важно, что происходит на каждом этапе производства.

Для этого мы даем не всю информацию, а частично:


Начали работу
Закончили работу
Клиенту приходит уведомление о начале работы над задачей.
Клиент получает сообщение о том, что задача выполнена и отправляется итог работы.

Когда исполнитель приступает к выполнению задачи, он переводит задачу в Planfix в статус "В работе", после чего автоматически приходит уведомление клиенту в телеграм чат с информацией: - на каком мы этапе.




По завершению работы, Исполнитель переводит задачу в статус "Завершено". После этого клиенту в телеграм чат приходит уведомление, о том, что задача выполнена.

По аналогии есть такое же информирование, но с утверждением или корректировками от клиента.

planfix, crm, crm система, планфикс

Начали работу

planfix, crm, crm система, планфикс

Закончили работу

Клиенту приходит уведомление о начале работы над задачей.

Клиент получает сообщение о том, что задача выполнена и отправляется итог работы.

planfix, crm, crm система, планфикс

Утвердили работу

Клиент видит сообщение с двумя вариантами ответа (отправить готовый вариант на доработку или его все устраивает).

Цель этапа - утверждение клиентом промежуточного этапа. Когда без обратной связи от клиента не могут двигаться далее.

И клиенту предлагается выбор:

  • Утвердить
  • или Внести правки

Клиент выбирает вариант 1 или 2. В зависимости от выбранного варианта , задача внутри Planfix меняет свою стадию и информирует Исполнителя.

Начали - Закончили работу - Утвердите промежуточный результат

Учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников важен для Работодателей/ Собственников. Им важна дисциплина и правила, без которых начнется в компании хаос. И обычно они считают 2 показателя:


Длительность - во сколько начал и во сколько закончил рабочий день, зачастую это 8 рабочих часов без перерыва на обед.

Чистое время - об этом показатели не все слышали, и тем более пользуются. Именно он показывает на сколько сотрудник отрабатывает время и на сколько полезен компании. Зачастую это 5-6 часов чистого рабочего времени.

Как считать Чистое рабочее время Сотрудника?

Тайм-трекинг
Программное обеспечение для учета рабочего времени. Благодаря нему вы можете отслеживать и записывать потраченное время на задачи или проекты.

В Планфиксе есть тайм-трекинг Рабочего времени ( плагин гугл-хрома), который также будет работать если вы пользователь браузера Safari.

Функцию, которую выполняет тайм-трекинг - находясь на конкретной задачи:

  • включение - когда Исполнитель начинает работу
  • выключение - когда пауза в работе или задача выполнена

Тайм-трекинг копит общее время потраченное на задачу.

Удобно в процессе особенно когда вы делаете связку - План и Факт минут.

Но также есть и 2-й подход к подсчету чистого времени, при условии, что сотрудник - аутсорс подрядчик или постоянно на выездах.



Способ организован на основании 2 кнопок:

  • перевод задачи на статус В работе ( начинается отсчет времени)
  • перевод задачи на статус Выполнено ( окончание времени работы + добавление аналитики факт времени в задачу

Итог работы - вы знаете продуктивность работы Вашего сотрудника.

Т = 1 м 41 сек
Пример отработки автоматизации на без Planfix
Финансовый учет компании

Работа с финансовым учетом

Любой бизнес начинается не с идеи, а с ее просчета. Финансовый учет - пожалуй самая важная часть в бизнесе. Поэтому важно хорошо в ней ориентироваться, контролировать и уметь управлять.

Финансовый учет бизнеса состоит из:

PNL
Показывает сколько на самом деле вы заработали.
DDS
Показывает движение денег на картах.
Баланс
Показывает остатки на ваших счетах, кассах.

Важно!

Ни в одной системе нельзя качественно вести учет. Но CRM позволяет вести DDS. То есть, мы можем контролировать процесс выставления чека клиенту и получение выплаты по факту.


Например: клиенту выставили 3000 грн, а по факту, мы получили сумму в разы меньше, 200 грн.


Мы организовали свой процесс финансового учета, который удовлетворяет бизнес.

Все начинается с поля "Стоимость"

Мы видим все наши проекты, а в столбце справа мы можем увидеть его стоимость.


Внутри любого проекта будет этап "Оплата", в которой мы видим:


-Статус оплаты (выставлен чек/клиент совершил оплату);


-Дату оплаты

Как фиксировать сумму денег от клиента?

У нас есть раздел "Аналитика". И здесь, как вы наверняка подумали, находятся не отчеты и графики. Тут мы видим графу "Финансовый учет", в которой отображаются доходы и расходы.


Доходы и расходы делятся на постоянные и переменные


Постоянные - регулярные выплаты ( Пример: заработная плата );

Переменные - непостоянные расходы, сумма которых может варьироваться (Пример: бонус к заработной плате).


Когда речь идет об аналитике финансового учета, то мы говорим за переменные.

В доходах мы фиксируем: дату, сумму, статью (оплата от клиента или от команды ), комментарий и от кого получили деньги (выбор контакта).


В расходах мы фиксируем те же, что и в доходах, параметры. Единственное, что изменилось "кому заплатили" вместо "от кого получили".


В любом штате компаний может быть 2 вида исполнителей:

-на ставке, работают в офисе

-аутсорсеры, работают удаленно. И для работы со вторыми, мы и ведем аналитику расходов.

Пример: нужно выполнить монтаж видео, а его у нас в штате сотрудников нет. Поэтому, мы отдаем монтаж аутсорсеру. По готовности, монтажер присылаем нам видео - мы ему оплату.

По итогу у нас будет отчет (в разрезе периода) с учетом всех доходов и расходов. Также можно настроить в разрезе каждого клиента.



В этом отчете отображается:

-Проект (в разрезе проекта);

-Дата (за какой период отчет);

-Цена продажа (это же и есть стоимость продажи);

-Допрадажа;

-Доходы от клиента;

-Расходы по проекту;

-Прибыль;

-Остаток по клиенту.


Какая самая частая ошибка собственников?

Оставлять отчеты на потом.


Мы решили не допускать их ошибок и настроили нашему клиенту работу с финансовыми учетами, а именно:

выставление чеков и контроль поступления денег.

Выставление чеков

При создании проекта, система самостоятельно создает отчет по оплате. Если в отчете оплаты будет отображается статус "Завершено" ( этот статус PM должен выставить самостоятельно ) - значит деньги от клиента поступили.

Отчет и оплата



Процесс, который идет последовательно друг за другом.


Предоставляя отчет клиенту, мы показываем каких результатов мы добились, что мы сделали. И на основании выполненной работы ожидаем оплату от клиента.


Что если деньги от клиента не поступили?



Если деньги не поступили ( у задачи статус не Завершенный) клиенту приходит уведомление:

"Через 5 рабочих дней период подходит к концу. Чтобы не останавливать процесс, оплатите, пожалуйста, заранее услуги продвижения и рекламный бюджет".


Получи Чек-Лист по настройке CRM системы

В результате ты получишь алгоритм последовательной настройки CRM с расписанным хронометражем.

А знаешь ли ты, что если домен поменять в конце внедрения, могут выйти из строя сейлсботы и подключенные заявки? Не допускай ошибок на своем бизнесе - следуй проверенному алгоритму.

У Planfix еще масса функций, возможностей и автоматизаций, о них мы можем говорить бесконечно. Мы с удовольствием лично расскажем как Planfix может улучшить именно твой бизнес процесс или подскажем, что для твоей сферы деятельности идеально подойдет другая CRM система.


За любыми вопросами и советами о том, как вывести бизнес на новый уровень обращайтесь к:

Как связаться с нами?

CEO CRM Solutions.


Сергей Тымчук



amocrm, crm, амо срм, амосрм, срм, crm система, crm это, bitrix crm, битрикс, 1с , crm для интернет магазина, программист, подрядчик, внедрение crm, виджет, программная разработка, фрилансер, crm маркетинг, црм, ритейл срм, мегаплан,битрикс24, конструктор ботов, срм сделай сам, срм как настроить, амосрм ру, амосрм вход,альфа срм, Планфикс, срм Украина, срм Одесса, срм Киев, срм Харьков, crm Харьков, crm Одесса, crm Украина, бесплатная crm, бесплатная срм , CRM , кейсы срм, кейсы crm, отзывы срм, отзывы crm, Планфикс, Planfix, Битрикс 24, Bitrix 24, Обновление Амосрм, Обновление Битрикс, срм солюшн, срм солюшнс, crm solution, crm solutions, Сергей Тымчук, Наталья Седова

Или же мы за пару мгновений свяжемся с тобой

Если вы хотите узнать больше о самой системе Planfix - предлагаем посмотреть другие наши кейсы! Переходите по ссылкам ниже:

Результат для бизнеса
Проект сделан на базе
Чтобы узнать подробнее о Planfix, нажми на него.
Made on
Tilda